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辦公自動化：什么是辦公自動化系統(tǒng)？

發(fā)布時間：2013/2/28 12:18:08

   辦公自動化系統(tǒng)（OAS）是實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)的計算機軟件，現(xiàn)在各種各樣的辦公自動化系統(tǒng)主要是應(yīng)用于通信、公司企業(yè)管理等等方面。此外，企業(yè)需要大量的外部資料時，辦公系統(tǒng)在排版，印刷，電子記錄等方面可以集成到一個日常工作表中??，既方便管理，又節(jié)省了時間和金錢。

    辦公自動化系統(tǒng)集成的功能的類型包括：（1）電子出版（2）電子通訊（3）電子協(xié)作（4）圖像處理;（5）辦公室管理。這些功能實現(xiàn)的核心是需要一個局域網(wǎng)絡(luò)（LAN）。局域網(wǎng)可以讓用戶傳輸數(shù)據(jù)、語音、郵件、圖像等東西到任何目的地，通過連接網(wǎng)絡(luò)，該目的地只要在總部建立個局域網(wǎng)就可以了，這樣很多資料就可以不受地域的限制，使工作更有效率，并且提高生產(chǎn)力。

    一、電子出版辦公系統(tǒng)

    電子出版系統(tǒng)，包括字處理和桌面系統(tǒng)。字處理軟件（如微軟的Word，Corel公司的Word），允許用戶創(chuàng)建、編輯、修改、存儲、打印文檔，其針對目標(biāo)如信函、備忘錄、報告和手稿。桌面軟件（例如Adobe PageMaker中，Corel的拉，微軟Publisher）使用戶能夠整合文字，圖像，照片，圖形，以打印出高品質(zhì)的東西。桌面軟件可以再微機上使用鼠標(biāo)，掃描儀，打印機，能創(chuàng)建具有專業(yè)外觀的出版物，其針對目標(biāo)可以是通訊，小冊子，雜志，或書籍。

    二、電子通信

    電子通信系統(tǒng)，包括電子郵箱（電子郵件），語音信箱，傳真（傳真），桌面視頻會議。

    三、電子信箱

    E-mail讓用戶通過自己的電腦創(chuàng)建，發(fā)送和接收消息和文件，可以跨越地域。大多數(shù)電子郵件系統(tǒng)，都可以完成比較復(fù)雜的工作，如過濾，優(yōu)先選擇郵件功能，創(chuàng)建和保存郵件的草稿，發(fā)送郵件副本和帶附件，交貨自動確認(rèn)等等功能。 E-mail是很受歡迎，因為它很容易使用，提供快捷的交貨功能，現(xiàn)今的e-mail軟件主要有Eudora，Lotus Notes和微軟的Outlook。

    四、辦公自動化語音信箱

    語音信箱是一個復(fù)雜的電話答錄機。它將語音信息數(shù)字化，并將它們存儲在磁盤上。當(dāng)收件人想聽聲音時，其就將數(shù)字化轉(zhuǎn)換成音頻或聲音。收件人可以保存音頻信息，待然后使用，或者刪除它們，或轉(zhuǎn)發(fā)給其他人。

    五、傳真

    傳真發(fā)送機掃描文件，其是發(fā)送一種電子信號，信號上載有文字和圖形，接收端和發(fā)送端都是通過普通電話線來連接傳真機的，也就是傳真機本身就是一部電話。傳真可以掃描圖形圖像，并通過調(diào)制解調(diào)器向遠(yuǎn)程計算機發(fā)送文件。還可以在計算機屏幕上顯示和存儲數(shù)據(jù)以及通過打印機輸出內(nèi)容。

    六、桌面視頻會議

    桌面視頻會議系統(tǒng)是視頻會議中最常用的一種系統(tǒng)之一。桌面視頻會議要求具有特殊的應(yīng)用軟件（例如CUSeeMe），并且要在顯示器的頂部安裝一個小型攝像機和一臺臺式電腦。一個計算機用戶的圖像從本地電腦被捕獲，并通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給參加會議的其他計算機和用戶，這種類型的視頻會議跟面對面的會議本職上是一樣的。

    七、電子協(xié)作

    電子會議和協(xié)同工作系統(tǒng)，使團隊的同事們使用微機網(wǎng)絡(luò)共享信息，更新時間表和計劃，不受地理上的限制進行項目上進行合作。不過其需要比較特殊的軟件組件，允許兩個或兩個以上的人同時對一項工作進行編輯和操作。

    八、影像處理

    圖像處理系統(tǒng)，包括電子文檔管理，演示圖形和多媒體系統(tǒng)。成像系統(tǒng)將一些圖片轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式，這個數(shù)字形式可以存儲、打印，或通過調(diào)制解調(diào)器發(fā)送到另一臺計算機。成像系統(tǒng)，可以使用掃描儀，數(shù)碼相機，視頻采集卡，或先進的圖形計算機。公司使用的各種文件，如保險單，病歷，牙科記錄，以及抵押貸款申請等等文件都可用成像系統(tǒng)。

    九、辦公室辦公自動化管理系統(tǒng)

    辦公管理系統(tǒng)，包括電子辦公用品，電子調(diào)度和任務(wù)管理系統(tǒng)。此系統(tǒng)可可以創(chuàng)建，編輯，存儲和檢索商業(yè)日期，約會，筆記和客戶聯(lián)系信息。此外，還可以進行特別日期提醒設(shè)置。在管理中可智能化分配項目和任務(wù)，細(xì)分工作流程以及提出有效的計劃，所有這些行動都可以單獨或同時進行，使用這種辦公自動化系統(tǒng)可以大大提高生產(chǎn)力和加強組織內(nèi)的溝通交流。